Business Finance OS

Business Finance OS is een live financieel dashboard voor een klein bedrijf, of een groep bedrijven. Het leest elke ochtend je zakelijke bank, deelt elke transactie in volgens een rekeningschema en toont het bedrijf zoals jij en je boekhouder erover denken.

Wat je ziet

• Deze maand tot nu toe: omzet, lopende kosten en nettowinst tegenover hetzelfde moment vorige maand, de marge van vorige maand en je kaspositie van vandaag (kaarten verrekend; leningen, hypotheken, beleggingsrekeningen en pensioenrekeningen tellen niet als kas).
• Winst en verlies van vorige maand als watervaldiagram, van omzet via elke kostengroep naar nettowinst, naast een Sankey-diagram van waar het geld heen ging, inclusief belasting en privéopnames.
• Omzet, kosten en winst over de afgelopen twaalf maanden, en kosten per entiteit, groep en post.
• Deze maand per post: elke lopende kostenpost tegenover zijn gebruikelijke maand, en tegenover het budget als je er een instelt; grootste leveranciers en wie jou betaalde.
• Een kalender van dagelijkse kosten, elke rekening met zijn entiteit en saldo, en Needs a look.

Tables werkt voor je

• Entities: je bedrijven, productlijnen en jijzelf, elk met de kas uit de bijbehorende rekeningen.
• Business accounts: elke rekening met het saldo van vandaag en de entiteit waar die bij hoort.
• Chart of accounts: 25 posten in 12 groepen, elk met een fiscale behandeling voor GST, btw of sales tax en een optioneel maandbudget.
• Ledger: elke transactie met haar post, een vinkje Reviewed voor de maandafsluiting en je notities.

Hoe het indeelt

Privéopnames en overboekingen tussen je eigen rekeningen worden eerst apart gezet. Daarna plaatsen bekende leveranciers (AWS, Figma, Gusto, Upwork, Meta Ads, WeWork en nog veel meer) en de eigen categorie van je bank elke kostenpost, worden uitbetalingen en betaalde facturen Sales, en vult AI-categorisering de rest aan in abonnementen waar dat bij zit. Wijzig je een post met de hand, dan volgen alle grafieken.

In vijf minuten ingesteld

1. Kies je zakelijke bank: de lopende rekening, eventuele spaar- of belastingreserverekeningen en de zakelijke creditcards. Je kunt tijdens de installatie meteen een bank koppelen.
2. Installeer. BankSync maakt je tabellen Entities, Business accounts, Chart of accounts en Ledger aan, plus een synchronisatie elke ochtend en het dashboard, en haalt je eerste transacties binnen.
3. Open Business accounts en kies voor elke rekening de entiteit waar die bij hoort. Geef My business in Entities een nieuwe naam en voeg een rij toe voor elk ander bedrijf of elke andere productlijn.
4. Kijk even bij Needs a look. Alles wat de regels en AI niet konden indelen, staat in Ledger → Needs a category; kies voor elk een post en stel een maandbudget in voor de posten die je in de gaten houdt.

Goed om te weten

• Hoe ver het teruggaat, hangt af van je bank: vaak een of twee jaar, soms maar 90 dagen.
• Indelen op leverancier en op de categorie van je bank werkt in elk abonnement. AI-categorisering deelt in wat de regels niet kunnen, en duplicaatdetectie markeert mogelijke dubbele transacties, in abonnementen waar die bij zitten.
• Winst is hier geld dat in de maand op de bank binnenkomt en eraf gaat (kasstelsel), geen baten-en-lastenstelsel: een factuur telt als die betaald is. Gebruik het om bij te sturen, en de boeken van je boekhouder voor de aangifte.
• Belasting, privéopnames en overboekingen tussen je eigen rekeningen zijn nooit winst of verlies. Een creditcardaflossing is een overboeking: de aankopen met de kaart zelf zijn de kosten.
• Totalen staan in de valuta die de meeste van je transacties gebruiken. Transacties in een andere valuta tellen daarin niet mee en worden geteld onder Needs a look.
• De kas van een entiteit is het saldo op de bank min wat de kaarten verschuldigd zijn; leningen, hypotheken, beleggingsrekeningen en pensioenrekeningen zijn geen kas. Koppel elke rekening aan zijn entiteit in de tabel Business accounts.
• Een aflossing op een lening of hypotheek is nooit een kostenpost in de winst-en-verliesrekening: die heeft een eigen post, Loan repayments. Salarissen die via Gusto, ADP en dergelijke worden betaald, vallen onder People, ook als je bank ze een overboeking noemt.